Generelle aftalebetingelse for afholdelse af arrangement

AV-udstyr

Behov herfor aftales med Esbjerg Konference & Event senest ved bekræftelse af arrangement. Dette er for at sikre at ønsket udstyr er til rådighed på dagen. Herefter kan forespørges på ledighed, og bookes AV-udstyr efter aftale. 

Program for dagen

Aftales senest otte dage før arrangement

Ansvarlig kontaktperson

Arrangør er repræsentant for virksomheden og kan overfor Esbjerg Konference & Event indgå bindende aftaler om arrangementets planlægning, økonomi og afvikling.

Afbestilling eller reduktion

Ved afbestilling:

Indtil 60 dage før arrangementet kan der frit afbestilles
Mellem 59 og 9 dage før arrangementet betales 25 procent af den bekræftede pris
Senere end otte dage før arrangementet betales 90 procent af den bekræftede pris

Reduktion:

Ved reduktion af deltagerantal:

Endeligt antal deltagere skal meddeles senest otte dage før arrangementet.

Reduceres antal af deltagere senere end otte dage før arrangementet, betales tilbuddets bekræftede antal deltagere til fuld pris.

Justering:

Ved et eventuelt ændret antal personer der afviger mere end 10% af det oprindeligt bekræftede antal deltagere, forbeholdes retten til justering af diverse priser.

Ved booking af arrangement mere end 1 år frem forbeholdes ret til justeringer af pris. Justeringer varsles tidsmæssigt til arrangør.

Depositum

Depositum kan tilsendes efter aftale og dannes på baggrund af tilbuddets pris og faktureres med 10 %. Arrangøren forpligter sig i disse tilfælde til at indbetale depositum af den bekræftede pris senest otte dage efter modtagelse af depositumsfaktura.

Depositum fratrækkes det samlede beløb på faktura efter arrangementets ophør.

Ved aflysning senere end 60 dage før arrangementsdato tilbagebetales depositum ikke.

Esbjerg Konference & Event forbeholder sig retten til forudbetaling ved bestilling.

Depositum vedr. konfirmation

Depositum på kr. 2.500 tilsendes sammen med booking bekræftelse.

Arrangøren forpligter sig til at indbetale depositum senest otte dage efter modtagelse af depositumsfaktura.

Depositum fratrækkes det samlede beløb på fakturaen efter arrangementets ophør.

Ved arrangørens aflysning af arrangement tilbagebetales depositum ikke.

Bekræftelse af tilbud

Alle tilbud på arrangementer skal bekræftes skriftligt til Esbjerg Konference & Event for endelig booking. Dette skal ske 14 dage efter modtagelse af tilbud.

Bekræftelse kan ske via e-mail.

Ordensreglement 

Ophold eller leg på grønsværen på Blue Water Arena frabedes.

Overholdes dette ikke udløses en afgift på kr. 4.000, som pålægges faktura efter end arrangement. Eventuel skade på inventar godtgøres for arrangørens regning.

Eventuelle skader på inventar, bygning eller materiel under arrangement ved Esbjerg Konference & Event forårsaget af inviterede gæster, pålægges erstatning ved arrangør.